El Hotel Hilton Cartagena agradece su preferencia al celebrar el Congreso y Muestra Comercial del EVENTO en nuestras instalaciones, con un área de exposición de 2670 mts2, y con un personal altamente capacitado para ayudarle.
 
El área del Segundo piso, Foyer y Mezzanina, soporta 500 Kilos de peso inactivo por metro cuadrado, y el montacargas, tiene unas medidas de 2.28 mts de ancho, 1.5 mts de profundidad, 2.3 mts de altura  y con una capacidad de 1.350 Kilos.
 
Le agradecemos leer las siguientes  Políticas de Exposición, las cuales fueron diseñadas para mejorar el proceso de montaje y desmontaje de su evento, así como la seguridad integral de su compañía, sus representados y el Hotel.
 
Al momento de tomar la decisión de realizar la muestra comercial en nuestro Hotel, le solicitamos revisar los planos adjuntos de las áreas y verificar los espacios que no podrán ser bloqueados por ningún tipo de panelería, mesa, plantas, equipos, instrumentos, etc. 
 
Al momento de organizar su muestra comercial, y antes de colocar a la venta de las empresas, le solicitamos nos envié dicho plano para revisión y aprobación de nuestro Departamento  de Banquetes, así como todos los requerimientos eléctricos, internet, telefónicos, audiovisuales, etc., que puedan necesitar en cada stand.

El Hotel cuenta con 100 metros2 de Bodega en el área del parqueadero subterráneo del Hotel, donde se podrán almacenar 48 antes y hasta 48 horas después del evento, los equipos que considere necesiten este servicio.  Estas bodegas son transitorias, y deberán contar con un personal autorizado por su organización, para retiro y manejo de este inventario.  Previamente a la llegada del material para almacenar, se enviará vía Fax (No. 57-5 6653731) a nombre del coordinador responsable dentro del hotel, el inventario de este material.
 
El Hotel no se hace responsable de material dejado en los stands de exposición material en bodegas que exceda las  48 Horas autorizadas, luego del desmontaje de la muestra comercial.
 
Todo material para la exhibicion, decoracion montaje, panelería, deberán entrar y salir por la puerta No. 5, con inventario de los materiales y revisados por  nuestro Dpto. De Seguridad y Banquetes.
 
Al momento de enviar todo paquete para el evento, estos deberán venir claramente identificados con la direccion del Hotel (Hotel Hilton Cartagena, Avenida Almirante Brion, El Laguito, Cartagena), nombre del evento, nombre del destinatario y y nombre del Remitente.  Se le recuerda que todo paquete debe venir rotulado, empacado y cerrado.  Igualmente se informa que no se recibe ningún tipo de mercancia directamente en los stands de exposicion.
 
Todo montaje en las areas internas del Hotel podrán ser realizadas en un horario de 6:00 am a 11:00 pm.  Posterior a este horario, se solicita nos envíen por escrito si sera necesario extender el horario del montaje, para preveer el personal a estar presente.  La persona de montaje luego de las horas autorizadas tiene un costo de de $ 50.000 + Iva cada uno.

Durante el montaje de los standas, cuentan con un electricista, quien les apoyará a ubicar los cableados en el Tablero Principal de cada area.  Si requieren de un electricista fijo para realizar cualquier labor adicional dentro de stand, tiene un costo de $ 20.000 + Iva. (2 horas de trabajo).
 
Toda muestra comercial deberá contar con servicio de Vigilancia permanente a fin de evitar dentro de los asistentes situaciones de riesgo, y pérdidas de objetos en estas áreas públicas.
 
Se solicita que durante el montaje y desmontaje de los stands de exposiciones, una persona autorizada por la organización y empresa que contrata el stand estén presentes, de esta manera evitaremos confusiones en los materiales.
 
En el caso de no contar con una compañía organizadora del montaje de la exposición, el hotel no se hace responsable por la delimitación de espacios, equipamiento,. Es responsabilidad del cliente delimitar las áreas, traer cinta de enmascarar y un electricista para hacer las respectivas conexiones.
 
Todo personal de logística y montaje de la compañía organizadora deberá contar con la siguiente documentación vigente: ARP y EPS.  Copia de esta documentación deberá ser entregada a nuestro Departamento de Seguridad para su control.  No se permitirá laborar a ningún miembro del grupo de montaje que no cuente con este requisito.
 
El Hotel no suministra cableados, extensiones eléctricas, cintas adhesivas ú otro material para el montaje y embalaje.  De requerir algún material, favor consultar  la coordinadora de grupos del Hotel.

A fin de conservar y preservar el buen estado de nuestras instalaciones, el Hotel no permite clavar puntillas, grapas, pegar, etc., en paredes, paneles, techos, pisos, etc. 
 
Esta prohibido pintar la panelería de los stands, y realizar trabajos de carpinteria dentro de los salones, mezzanine y foyer.  El Hotel cuenta con un área especial para estas labores en el primer piso.
 
A la llegada al montaje de los stands, se hará un recorrido en las áreas autorizadas a colocar la muestra comercial, y un formato de aceptación de las condiciones del área será firmado por ambas partes.  Al finalizar la muestra comercial, retirar los stands y materiales de cada stands, se revisará las condiciones de las áreas.  Todo daño a las instalaciones efectuado durante la muestra comercial, será evaluado por nuestro Departamento de Mantenimiento y cargado a la cuenta maestra del evento.
 
El Hotel no permite el consumo de alimento y bebidas en sus áreas, diferentes a las vendidas por el Hotel.  Cualquier excepcion deberá estar debidamente informado a la coordinadora de grupos. Este concepto generará un cargo adicional.
 
El Hotel es un área libre de Humo, según la Ley 3986, Decreto 849/06, por lo cual hemos dejado un área al aire libre especial para Fumadores en el Segundo Piso.

English

The hotel counts with 100 meters squared of storage in the subterranean parking area of the Hotel, where you can store up to 48 hours before and after the event, the equipment that you consider needs this service. This storage is a transit area, and it must count with an authorized personal from your organization, for the removal and handling of inventory. Previous to the arrival of the material for the storage area, a fax with the inventory of the material must be sent (No. (57-5) 6653731) to the responsible coordinator within the hotel.

The Hotel is not held responsible for the materials left on the stands of the exhibition, or the materials left in the storage that exceed the 48 hours authorized after the pick-up for the commercial exhibition.
All of the material for the exhibition, set-up decoration, show-panel, must enter and leave from door No. 5, with inventory of the materials and revision by our Security and Banqueting Departments.

At the moment of sending the package for the event, these must arrive clearly identified with the address of the Hotel (Hotel Hilton Cartagena, Avenida Almirante Brion, El Laguito, Cartagena), name of the event, and names of the receiver and sender. Please be reminded that all packages must arrive well written, packed and sealed. Also, we inform you that no packages are received directly in to the exhibition stands.

The internal set-up can take place during the schedule of 6:00 am and 11:00 pm. After this hour, we request that you inform us if it is necessary to extend the allowed time, in order to assign the right number of personnel to be present. Each person aiding with the set-up after the authorized hour has a cost of $50,000 COL + IVA.

During the set-up of the stands, an electrician will support you in arranging the cables for the main panels of each area. If you require of a permanent electrician for any additional labor within the stand, it has a cost of $20,000 +IVA (per 2 hours).

All commercial exhibitions must count with permanent Security service, in order to prevent certain risk situations and loses of objects in public areas.

It is required that during the set-up and pick-up of the stands an authorized person from the organization and enterprise contracted by the stand, are present, in order to prevent confusion of materials.

In the case of absence of an organizational company for the set-up, the hotel is not held responsible for the delimitation of spaces, equipment, and it is responsibility of the client to delimit the areas, bring masking tape, and an electrician for the necessary connections.

The logistics and set-up personnel of the organizational company must have on hand the following documentation: ARP and EPS. A copy of these documents must be given to our Security Department for its control. No one will be permitted to work for the set-up if they do not comply with this requirement.

The Hotel does not provide cables, electrical extensions, adhesive tapes, or any other material for the set-up and pick-up. In case a material is needed, please direct the request to the group coordinator of the Hotel.

In order to conserve and preserve the good state of our facilities, the Hotel will not allow nails, staples, stickers, etc., on walls, panels, ceilings, floors, etc.

It is forbidden to paint the show panels of the stands, or to realize any type of carpenter work within the ballrooms, mezzanine and foyer. The Hotel has a special area on the first floor for this type of labor.

Upon arrival to the set-up for the stands, we will complete a run-through of the authorized areas for the commercial exhibition, and both parties will sign a condition acceptance format of the areas. Upon finalizing the commercial exhibition, stands and materials must be removed and the area will be revised. Any damage caused to the facility during the commercial exhibition, will be evaluated by our Maintenance Department and charged to the master account of the event.

The Hotel does not permit the consumption of food and beverage in areas, different than the ones sold by the Hotel. Any exception must be signed by the group coordinator. This concept will incur an additional charge.

The hotel is an area free of smoke, according to the Law 3986, Decretory 849/06, of which we have left, for Smokers, a special open-air area on the second floor.